浙江省饭店业协会接待管理制度

       一、总则

为有效地开展好协会对外接待工作，进一步提高协会接待管理水平，塑造协会良好形象，促进接待工作的规范化、标准化和高效化，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于浙江省饭店业协会。

三、职责

秘书处全面负责协会的各项接待安排和管理工作。

四、接待原则

（一）统筹管理的原则：协会的接待工作统一由协会办公室归口管理，具体承办接待工作，各部门积极配合；

（二）对口接待的原则：根据接待对象及接待要求，相关部门应根据要求对口参与接待；

（三）勤俭节约的原则：接待工作既要热情周到，礼貌待客，又要厉行节约，严格控制经费开支，杜绝奢侈浪费。

五、接待的分类及准备工作

（一）协会接待包括：日常接待和业务招待。日常接待是指一般日常工作的接待；业务招待是指协会与其他单位正常业务洽谈往来，只发生工作便餐招待的情况。

（二）接待资源的管理：协会所有行政接待资源均由办公室统一管理，接待所需资源均由办公室准备。

（三）接待的准备工作

1、会员单位接待具体由会员服务中心负责提出接待需求，办公室配合执行；

2、合作商单位相关接待由会员服务中心提出接待需求，办公室配合执行；

3、日常接待由办公室负责安排；

六、接待工作操作步骤

（一）接待前的准备

1、办公室接到接待要求后，应尽量明确到访人员单位、姓名、性别、职位、到访意图等信息并第一时间告知上级领导，根据上级领导的要求，在最短时间做好迎检准备；

2、办公室提前通知协会工作人员，并做好接送、食宿、会议、礼品等准备工作。

（二）接待实施

1、接待过程中，各参与接待的单位和人员应按照事前接待要求做好各项接待工作；

2、接待过程中遇突发事项，接待人员应沉着冷静，避免慌乱，合理应对。

（三）接待后期工作

1、接待完成后，办公室应做好接待总结工作；

2、办公室对后续需要跟进的事情进行安排和落实。

七、接待工作要求

（一）接待人员应注意接待礼仪；重要接待时，主接待人员的身份应与来访人员身份相当；

（二）接待人员应尊重来访人员的习俗礼仪；

（三）接待人员应特别注重自己的仪容、仪表、仪态，衣着大方得体，言谈举止均应体现良好协会形象和个人修养；

（四）接待人员不能将出席领导行程、来访人员、来访主题等随意透露给无关人员；

（五）接待人员应避免与来访人员谈论有关政治、宗教及有损主客双方声誉等敏感话题；

（六）接待活动中凡涉及到摄影、摄像及宣传报道的，由办公室报相关领导审批后方可执行；

（七）接待人员须遵守协会“员工手册”；

（八）接待过程中，接待人员应遵循经济、节俭原则；

（九）接待安排、来访报道、邮件、座谈或就餐位次等涉及协会相关领导时，按级别排序介绍或安排；

（十）在接待过程中，要严格遵守时间和计划；接待日程如有变动，经领导同意，要通报各参与人员。

八、附则

（一）本制度自颁布之日起执行。

（二）浙江省饭店业协会办公室拥有本制度最终解释权，疑义及争议处，以其解释为准执行。